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                            河北工程大学迁建指挥部办公室文件及档案管理办法

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                            第一条 文秘、档案管理人员应严格遵守保密工作规定和档案管理制度。

                            第二条 凡上级和其它单位送达或传真的各种书面文件、函件须由综合管理部文秘人员登记,配备专门的收文记录薄。

                            第三条 登记后的文件及时交有关领导签阅批示,并在承办完毕后及时归档。技术资料的收发严格按领导批示办理。

                            第四条 迁建办签发的各种行文底稿一律由文秘人员向档案人员归档。综合管理部档案由专人负责。

                            第五条 迁建办各部要设置专人负责各类文件、技术资料和图纸的管理工作。按照综合管理部档案管理要求,认真做好各类文件、技术资料和图纸的归档工作。要明确责任,做好文件、图纸移交登记。

                            第六条 归档文件和图纸要求必须保存原件。特殊情况先保存复印件或传真件,再联系相关部门原件保存。协议合同等重要文件归档时手续要完备。否则,档案人员不予接收。

                            第七条 通过学?;沂辗⒌挠肭ńüぷ饔泄氐母骼辔募?,综合管理部除按规定及时归还还要备份归档。

                            第八条 各部门安排专人做好录音、录像、图片等资料的编制、收集、管理工作,并定期向综合管理部移交。重要音像资料要及时移交。

                            第九条 综合管理部要加强档案管理,对各种归档文件和图纸要及时进行登记、编号、分类存档,以备查阅。要编制归档文件检索目录,编制迁建工作文件汇编,对省市、学校及迁建办的重要文件、会议纪要、工作简报全部进行扫描,方便档案利用,提高档案利用率。

                            第十条 根据档案工作需要,运用必要档案管理软件,进行科学化管理,缩短档案查阅时间,提高工作效率。

                            第十一条 严格规范各类文件、技术资料的借阅手续,要认真填写《档案利用情况登记簿》,并及时催还,保证归档文件完整齐全。已归档的各类文件资料一般不再外借,对确需借出的档案原件一般要由部长批准。重要档案原件的外借要经常务副指挥长批准。若需复印件,须经迁建办有关负责人批准。

                            第十二条 综合管理部档案管理要严格按照档案库房“八防”要求,做好档案防火、防水、防盗、防霉等安全管理工作。

                            第十三条 要建立档案责任制度,加强档案诸环节的管理,出现问题要及时向部门负责人和主管领导汇报。出现严重失误和事故,要追究当事人和相关人员责任。

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